江西现代职业技术学院学生学籍学历电子注册管理办法

  发布时间:2014-9-5  人气指数:3012

 

赣现代院教字〔2014〕6号

 

江西现代职业技术学院学生学籍学历电子注册管理办法

 

第一章 总 则

第一条 为规范我院学生学籍学历电子注册,根据《教育部关于印发<高等学校学生学籍学历电子注册办法>的通知》(教学[2014]11号)等文件精神,制定本办法。

第二条 高等学校学生学籍学历电子注册是运用现代信息技术,对按国家规定录取的高等学历教育学生取得的学籍、获得的学历证书进行在线审核、电子标注、数据备案和网上查询的管理方式。

第三条 我院学历教育学生(含普通高等教育、成人高等教育及自学考试学生)均须进行新生学籍电子注册、在校生学年电子注册、毕(结)业生学历证书电子注册。

第四条 中国高等教育学生信息网(以下简称学信网,网址http://www.chsi.com.cn)是高等学校学生学籍学历电子注册信息查询的唯一网站。

第二章 组织机构和工作职责

第五条 学院成立学籍学历电子注册管理工作组,由学院院长担任组长,分管教学、学工、招生、继续教育工作的院领导担任副组长,学院招生就业处、教务处、学生工作处、继续教育学院及各分院相关负责人担任成员,负责学院招生录取、学籍注册、学年注册、学历注册管理等相关工作。

第六条 学院定期组织各部门学籍学历管理人员、全体班主任进行业务培训,培训内容包括新生学籍电子注册、在校生学年电子注册、毕(结)业生学历证书电子注册工作的流程、时间节点、目标要求等相关事宜;组织开展学生日常学籍异动维护工作;组织开展《高校学生获得学籍及毕业证书政策告知》的宣传教育及其他日常工作;按时完成上级部门布置的统计数据的采集、汇总和上报工作。

第三章 学籍电子注册

第七条 由学院招生就业处对新生(指普通高等教育学生,以下同)录取、入学资格进行审查,对新生报到所需录取通知书、身份证、户口迁移证、高考加分资格证明等材料与考生纸质档案、录取考生名册、电子档案(含图像信息)逐一比对,严格核查。

第八条 新生报到后,由教务处通过学信网下载教育部公布的当年录取新生数据(包括:学号、姓名、性别、民族、出生日期、身份证号、学制、专业及图像信息等)并分发至各分院,由各分院采取比对录取照片、复核档案材料、对存疑学生询问确认、调查核实等多种措施,对新生基本信息进行认真复核。各班班主任应将新生录取电子档案照片张贴在班级固定教室,对本班新生电子档案照片进行认真对比,各分院学籍专办人员应对本院新生录取电子档案照片对比情况进行抽查,占本院新生的10%以上。

第九条 各分院应及时将复查合格的新生名单送交教务处,由教务处进行汇总、复核,并在省教育厅规定时间内通过学信网进行新生学籍电子注册(以下简称学籍注册)。教务处学籍专办人员应对新生录取电子档案照片对比情况进行抽查,占全院新生的10%以上。

第十条 对确属录取信息有误或缺失的学生,由学院招生就业处向省考试院提出申请,省考试院核实后将修改意见或补充录取数据报教育部。

  第十一条 各分院新生入学资格复查和基本信息核对工作,应在新生入学第一学期开学后的1个半月内完成,并将核查结果以纸质文档和电子文档的方式报教务处。新生入学资格复查和基本信息核对工作结束后,由教务处按照省教育厅的要求上报学籍注册情况。

第十二条 学籍注册后,由教务处统筹,各分院组织学生登录学信网实名注册后查询、核实本人身份信息和学籍注册信息。

第十三条 成人高等教育及自学考试学生学籍注册工作由学院继续教育学院负责按照国家相关规定完成。

第四章 学年电子注册

第十四条 对于在校生(指普通高等教育学生,以下同),学院从入学次年起至毕业,将在每学年第一学期进行学年电子注册(以下简称学年注册)。学年注册包括在校生新学年注册(含注册学籍、暂缓注册等)和上学年学籍变动(含留级、休学、复学、转学、转专业、保留学籍等)、学籍记载(含学业考试情况、社会实践情况、奖惩情况等)、学籍注销(含退学、取消学籍、开除学籍、死亡等)以及学生取得的其他证书(含肄业证书、学习证明等)的标注。

第十五条 学年注册在每学年第一学期开学后1个月内完成。教务处通过学信网下载在校生数据,分发至各分院,供各分院进行在校学生信息核对。学籍注销的在学籍处理后15个工作日内完成。

  第十六条 学生工作处负责学生学籍异动的行文处理;教务处负责在校生学籍电子信息的下载、审核、标注、上传注册工作;各分院负责在校生学籍基本信息的核对工作。

  第十七条 各分院须严格按照《普通高等学校学生管理规定》及相关规定对在校学生基本信息进行严格核对。核对无误后,将应获得学籍并可以进行新学年电子注册的学生名单及时报送教务处,由教务处按规定汇总复核并上传注册。

第十八条 学生在校期间修改或变更身份信息的,由学生本人提供合法性证明(身份证原件及复印件,户口原件及复印件,当地派出所出具的户籍证明书),教务处审核报省教育厅确认后方可更改,学信网保留更改前的信息。学生要求修改、变更的信息或证明材料涉嫌弄虚作假的不予受理。

第十九条 成人高等教育及自学考试学生学年注册工作由学院继续教育学院负责按照国家相关规定完成。

第五章 学历电子注册

第二十条 取得本院学籍并进行了学籍、学年注册的在校生,在毕(结)业离校时,学院为其颁发一份毕(结)业证书,并进行学历证书电子注册(以下简称学历注册)。学历注册证书分毕业证书和结业证书两种。

第二十一条 学历注册信息应与学历证书内容保持一致,包括:姓名、性别、出生日期、照片;学习起止年月;专业、层次、学制、毕(结)业、学习形式;学校名称、校(院)长姓名及证书编号。

第二十二条 毕业生图像信息采集工作由新华社江西分社负责完成。毕业班学生应在学院规定的时间内进行拍摄,并于最后一学期开学前,通过学信网学历电子图像校对系统,校对本人图像信息、提交校对结论,信息如有出入,应及时与教务处取得联系。

第二十三条 学历证书发证日期应与学生毕业日期一致,发证日期即是学历注册提供网上查询的有效日期。

第二十四条 学历注册并提供网上查询后,学院不再受理学生信息变更事宜。注册信息确有错误的,须经省级教育行政部门审核确认后方可修改。

第二十五条 学历证书遗失的,由学生本人向教务处提出申请,并填写《学历证明书申请表》同时提供有效证明材料,如下: 1.市级以上报刊上刊登的遗失声明;2.身份证原件及复印件;3. 提供2寸免冠照片纸质稿和电子稿,要求:JPG格式192×144(高×宽),最大不超过16KB。经学院审批后,出具相应的学历证明书。证明书与原证书具有同等效力。

第二十六条 成人高等教育及自学考试学生学历证书电子注册工作由学院继续教育学院负责按照国家相关规定完成。

  第六章 监管与责任

第二十七条 各分院、部门应坚持原则,严肃纪律,加强监督,强化职责,不断提高学籍管理工作质量。

第二十八条 各分院、部门应建立并坚持学籍“专人专办”制度,所有学籍工作手续都应由学籍专办人员负责办理,其他人员不得代办,在确定人员时要考虑学籍管理的稳定性、延续性。

第二十九条 各分院、部门要高度重视学籍信息安全管理工作,明确学籍管理人员的职责、权限、工作流程和信息安全防范措施等,严格遵守岗位制度、认真履行工作程序,确保学籍信息注册及时、准确、安全。同时,应依法正确采集、管理和使用学生信息。不得以任何非法形式展示、公布或分发学生身份信息。

第三十条 对违反国家规定入学的学生,学院不得为其注册学籍和学历,已经注册的应予以注销。

第三十一条 有以下情形的,一经查实,追究有关人员和部门负责人的责任,违反法律的,依法追究其法律责任:

(一)不按规定时间和要求报送有关材料、影响全院工作进度的;

(二)因工作失误造成严重后果的;

(三)以虚假信息注册学籍学历的;

(四)因密钥、密码管理不善造成学生信息违规变更的;

(五)泄漏或将学生信息用于非法目的的;

(六)违反本办法的其他行为。

第七章 附则

第三十二条 本办法自发布之日起试行。

第三十三条  本办法由教务处负责解释。